Aprovado o orçamento, as peças precisam chegar, ser conferidas e o veículo precisa entrar na oficina. Esse é o trabalho do Setor de Logística de Peças: coordenar fornecedores, conferir a chegada de cada peça, avaliar o atendimento e passar o bastão para o reparo. A lógica é simples mas o prazo varia bastante conforme a gravidade do evento.
Quem trabalha neste setor
Pessoas com o papel de Logística. O trabalho é de coordenação e conferência: fazer o pedido com o fornecedor certo, acompanhar o trânsito das peças, conferir embalagem e integridade na chegada, comunicar o associado o momento de levar o veículo para a oficina. Atenção a detalhes e pontualidade são as qualidades que mais ajudam aqui.
Prazo e quando é acionado
O prazo padrão varia conforme a gravidade:
- Leve: 72 horas
- Médio: 120 horas (cinco dias)
- Grave: 168 horas (sete dias)
O setor é acionado quando o Setor Financeiro aprova o orçamento (opção "Aprovar reparo" no parecer).
As sub-telas do setor
Dentro do evento, enquanto ele está na Logística, a barra lateral mostra cinco atalhos:
- Minhas Tarefas: as quatro tarefas do setor.
- Pedidos: lista dos pedidos feitos aos fornecedores, com uma timeline visual do status.
- Entregas: confirmação de recebimento, peça a peça.
- Reparo: primeiro contato com a oficina que vai executar o serviço.
- Complementos: peças adicionais identificadas durante a entrega.
Timeline do pedido
Na sub-tela Pedidos, cada pedido tem uma linha do tempo visual com cinco estágios. Saber onde o pedido está ajuda você a comunicar o associado com precisão.
As quatro tarefas do setor
- 1. Receber e conferir peças
- Confirmar o recebimento de cada peça do orçamento. Conferir quantidade e integridade (embalagens não violadas, etiquetas legíveis, peças sem dano de transporte). Anexar fotos do recebimento como registro. Reportar problemas específicos aqui, porque isso alimenta a avaliação do fornecedor. Obrigatória e bloqueante.
- 2. Verificar complementos
- Quando a oficina desmontar o veículo, podem surgir peças adicionais. Registre o surgimento aqui; o caso volta à Cotação em paralelo. Não obrigatória; fica vazia se nada aparecer.
- 3. Confirmar entrega completa
- Depois que todas as peças chegaram, confirmar que a entrega está completa e dentro do prazo combinado. Essa é a tarefa que dispara a avaliação do fornecedor. Bloqueada até a tarefa 1 terminar.
- 4. Confirmar entrada do veículo na oficina
- Comunicar ao associado o dia e hora de levar o veículo. Quando ele entra, a oficina inicia o diagnóstico. Bloqueada até a 3 terminar.
Avaliação do fornecedor
Ao concluir "Confirmar entrega completa" (tarefa 3), o sistema abre um formulário obrigatório de avaliação do fornecedor. Três critérios em escala de cinco estrelas e um checkbox para reportar problema:
- Prazo de envio: as peças chegaram no tempo combinado?
- Qualidade do atendimento: comunicação, clareza, disponibilidade do fornecedor durante o pedido.
- Satisfação geral: avaliação global da experiência.
- Reportar problema: marque se houve algo específico (peça errada, embalagem violada, atraso grande, atendimento ruim) e descreva em texto. Esse relatório pesa na reputação do fornecedor em futuras cotações.
A média das estrelas, combinada com o histórico de entregas no prazo e os problemas reportados, compõe a nota visível no Setor de Cotação quando alguém vai escolher fornecedor em um próximo caso.
Complementos pós-entrega
Se a oficina, ao começar a desmontar o veículo, encontrar uma peça adicional danificada, você acessa a sub-tela Complementos e cria uma lista de complemento. Isso dispara um micro-fluxo paralelo:
- Volta para Cotação (para cotar a nova peça).
- Passa pelo Financeiro novamente (aprovação financeira da nova peça).
- Volta para Logística (pedido e recebimento da nova peça).
Enquanto isso acontece, os outros três setores continuam trabalhando em paralelo com o que já está no caso. Os complementos não param o evento principal.
Como o evento avança
Concluir as quatro tarefas manda o evento automaticamente para o Setor de Acompanhamento de Reparo. A entrada do veículo na oficina (tarefa 4) é o marco: dali em diante a oficina assume a execução.
Perguntas frequentes
O fornecedor mandou cinco peças em vez de seis. O que faço?
Na tarefa 1, registre o recebimento parcial: conferir e aprovar as cinco que chegaram, e usar a seção de Atividades da própria tarefa para documentar a peça faltante. Em paralelo, marque a tarefa como Aguardar Externo com "Fornecedor" e entre em contato para saber quando a peça faltante chega. Não conclua a tarefa 3 (Confirmar entrega completa) enquanto não tiver as seis peças; quando concluir, a falha vira registro na avaliação do fornecedor.
A peça chegou com dano de transporte. O que registrar?
Anexe fotos do dano na tarefa 1, descreva o problema na seção Atividades e abra o chat interno do evento para alinhar com o Cotador. Em seguida, fale com o fornecedor para devolução ou substituição. Quando concluir a tarefa 3, marque "Reportar problema" na avaliação e descreva o ocorrido; isso protege os próximos casos.
Posso concluir "Confirmar entrada do veículo" sem o associado ter confirmado que vai levar?
Não. Essa tarefa marca o início do reparo, então depende de o associado efetivamente deixar o carro na oficina. Se o associado está postergando, use Aguardar Externo com "Associado" enquanto negocia a data.
O sistema me pede para avaliar o fornecedor mas foi a primeira vez que compro dele. Como dar nota?
Avalie com base só neste evento. A primeira nota é exatamente isso: a primeira amostra. Com o tempo, a avaliação acumulada de múltiplos casos forma um retrato mais confiável. Use o checkbox "Reportar problema" se houve algo específico; assim o próximo cotador entende o contexto.
Um complemento foi criado e ficou congelado. O evento não anda. O que fazer?
Complementos precisam passar por Cotação, Financeiro e Logística antes de voltar. Se está travado, confira em qual desses três setores o complemento parou (pela aba Tarefas do evento) e alinhe com o responsável pelo chat interno. Enquanto o complemento não termina, o fluxo principal pode continuar, mas a tarefa 4 da Logística e o reparo em si não fecham até todo o material estar disponível.